Met een gastenlijstbestelling geef je vanuit het dashboard gratis tickets weg, zonder dat de gast door de ticketshop gaat of iets betaalt. Handig voor artiesten, pers, crew, prijswinnaars en iedereen die op de gastenlijst hoort.
De tickets bestaan en zijn geldig zodra het venster sluit. Er is geen betaalstap en je hoeft achteraf niets te bevestigen. De gast krijgt dezelfde bevestigingsmail als een betalende klant, met de tickets erbij.
Wat je in het venster ziet, hangt af van het soort evenement.
Alle tickettypes van het evenement staan op een rij, met een teller. Kies hoeveel je er van elk weggeeft.
Kies eerst het tijdslot. Daaronder verschijnen de tickettypes die in dat tijdslot te koop zijn. Wil je een gast in dezelfde bestelling op meerdere tijdsloten zetten, klik dan op "Add time slot" en kies een tweede tijdslot. Elk tijdslot kan één keer per bestelling worden gebruikt.
De zaalplattegrond opent in het venster. Klik op een zitplaats om die toe te wijzen, of klik op een gebied met algemene toegang en vul een aantal in. Gekozen plaatsen worden gemarkeerd.
Gastenlijsttickets zijn altijd gratis. Het totaal van de bestelling is nul, ongeacht wat de tickettypes normaal kosten, en er worden geen platform- of transactiekosten over gerekend.
De normale prijs van het tickettype staat er wel bij, zodat je ziet wat je weggeeft. Er wordt niets in rekening gebracht.
Een gastenlijstbestelling is een hulpmiddel voor jou als organisator, dus de gewone regels van de shop gelden niet:
De resterende capaciteit is de enige beperking die standaard wel geldt. Bij elke regel zie je hoeveel tickets er nog zijn, en de plusknop stopt zodra je dat aantal bereikt.
Vink "Ignore capacity limits" aan om meer tickets toe te voegen dan er beschikbaar zijn. Dat werkt voor tickettypes, tijdsloten en gebieden met algemene toegang.
Het geldt nooit voor losse zitplaatsen. Twee mensen kunnen niet op dezelfde stoel zitten, dus een bezette plaats wordt altijd geweigerd, of het vinkje nu aanstaat of niet.
Ga je over de capaciteit heen, dan sluit de verkoop van dat tickettype. Zodra het aantal gebruikte plus gereserveerde tickets boven het totaal uitkomt, geldt het tickettype als uitverkocht en stopt de shop met verkopen. Dat is de bedoeling, want de voorraad is echt op. Het betekent wel dat je met weggeven de openbare verkoop van dat type stilzet. Verhoog eerst het aantal van het tickettype als je nog wilt doorverkopen.
Weggegeven tickets zijn echte tickets:
Ze leveren geen omzet op, waardoor gemiddelden zoals de omzet per ticket en de gemiddelde bestelwaarde omlaaggaan.
Zegt een gast af, of heb je je vergist, dan kun je de tickets weer intrekken.
Bij een gratis bestelling heet de knop "Invalidate" in plaats van "Refund", omdat er geen geld terug hoeft. Het venster is verder hetzelfde.
Ongeldig maken gebeurt direct, zonder te wachten op een betaaldienst:
Je kunt ook een deel van een bestelling ongeldig maken. De tickets die je niet selecteert, blijven gewoon werken.